Erstfassung: 26. März 2017
Aus Gründen der Lesbarkeit wird im nachfolgenden Text die männliche Form gewählt; die personenbezogenen Angaben beziehen sich auf alle Geschlechter.
Hessischer Kendoverband e.V.
§ 1 Allgemeines
1.1. Geltungsbereich
Einen Anspruch auf Grundlage dieser Spesenordnung haben nur ein im Auftrag des HKenV handelnder hessischer Kendoka sowie vom HKenV eingeladene Gäste oder Beauftragte.
1.2. Grundsatz der Erstattung bzw. des Zuschusses
Auslagen werden grundsätzlich nach dem jeweiligen Ereignis und gegen Originalbeleg erstattet. Nur in den unter 2.1. aufgeführten Fällen wird eine abweichende Kilometerpauschale gewährt.
Pauschale Erstattungen sind möglich und werden durch den Vorstand beschlossen.
Erhält ein Antragsteller von anderer Seite (z.B. einem Verein oder dem DKenB) eine Erstattung von Fahrtkosten und Auslagen ist er nicht mehr berechtigt, seine Spesen und Auslage über diese Ordnung geltend zu machen. Erhält der Antragsteller von Dritter Seite Erstattungen, dann sind diese dem HKenV mitzuteilen. Die Auslagenerstattungen oder Zuschüsse werden entsprechend gekürzt. Die Entscheidung liegt im Ermessen des HKenV und wird im jeweiligen Fall durch den Schatzmeister getroffen.
Die Erstattung von Auslagen sowie die Beantragung von Zuschüssen sind mit dem in der Anlage beigefügten Antragsformular per E-Mail beim Schatzmeister einzureichen. Dem Antrag sind die Belege eingescannt beizufügen.
§ 2 Erstattungsfähige Auslagen und Zuschüsse
2.1. Fahrtkosten
- Es wird grundsätzlich nur die kostengünstigste Möglichkeit der erstattungsfähigen Reise erstattet.
- Für Fahrten sind Fahrgemeinschaften zu bilden. Einzelfahrten werden nur nach vorheriger Genehmigung durch den Schatzmeister erstattet.
- Der Referent für Kinder & Jugend beantragt für alle Teilnehmer pro Kinder- bzw. Jugendveranstaltung einen pauschalen Zuschuss. Ziffer 2.1.1 ist nicht anwendbar.
- Kampfrichter erhalten einen Zuschuss gemäß Ziffer 2.4. Zusätzlich können keine Fahrtkosten abgerechnet werden.
- Abweichungen zu vorstehenden Regelungen bedürfen der vorherigen Zustimmung des Schatzmeisters.
2.1.1. Kilometerpauschale für private PKW innerhalb von Hessen:
- Reisen innerhalb von Hessen 0,25 € / km
- für jeden mitgenommenen aktiven hessischen 0,015 € / km
Kendoka innerhalb von Hessen
- mitgenommene Personen sind zu benennen
2.1.2. Reisen außerhalb von Hessen
- Reisen über Hessen hinaus werden grundsätzlich nur nach tatsächlichem Aufwand nach Vorlage der Belege erstattet
- mitgenommene Personen sind zu benennen
Bahn und Flugreisen werden nur nach vorheriger Rücksprache und vorheriger Genehmigung durch den Schatzmeister erstattet.
2.2. Übernachtungskosten
Übernachtungskosten werden grundsätzlich nicht erstattet. Im Einzelfall sind nach vorheriger Genehmigung durch den Schatzmeister die Übernachtungskosten nach Vorlage des Beleges erstattungsfähig.
2.3. Sonstige Auslagen
Sonstige Auslagen wie z.B. Verpflegung, Parkgebühren, Seminargebühren usw. sind nach vorheriger Genehmigung durch den Schatzmeister und Vorlage der Belege erstattungsfähig.
2.4 Zuschüsse
Der HKenV gewährt diverse Zuschüsse. Die Höhe eines Zuschusses liegt im Ermessen des geschäftsführenden Vorstandes und wird gemäß Vorstandsbeschluss festgelegt.
3. Steuerliche Auswirkungen
Nicht steuerfreie Anteile sind vom Empfänger eigenverantwortlich zu versteuern. Eine irgendwie geartete Haftung des HKenV gegenüber dem Antragsteller / der Antragstellerin lässt sich aus dieser Ordnung nicht ableiten. Mit Abgabe des Erstattungsantrages erkennt der Antragsteller / die Antragstellerin den Passus an.
4. Zuständigkeit / Verantwortung Schatzmeister
Die Gewährung von Zuschüssen und Aufwendungsersatz unterliegt der Prüfung des Schatzmeisters im Hinblick auf die Finanzlage des HKenV für das jeweilige Jahr. Erfordert die Finanzlage eine Einschränkung der Ausgaben, dann muss der Schatzmeister den Vorstand informieren. Die Spesenordnung sowie die Gewährung von Zuschüssen kann eingeschränkt bzw. ausgesetzt werden. Die Aussetzung ist gegenüber dem Gesamtvorstand und den Mitgliedern bekannt zu geben.
5. Inkrafttreten
Vorliegende Spesenordnung wurde durch die Mitgliederversammlung des HKenV am 26. März 2017 in Kraft gesetzt.
